Las claves del acuerdo de consorcio

Hoy vamos a comentar uno de los documentos, más importante, después, por supuesto, del acuerdo de subvención, nos referimos al acuerdo de consorcio. Éste documento requiere atención de todo beneficiario de un proyecto europeo de I+D.

El acuerdo de consorcio es el documento que firman todos los miembros de un consorcio internacional en un proyecto europeo. Es un documento que no supervisa la Comisión Europea (CE). Pero obligatorio en la mayoría de proyectos financiados por la propia CE. Además, es necesario para la buena ejecución conjunta del trabajo y los resultados del proyecto.

Como buena práctica, el modelo DESCA de acuerdo de consorcio se extendió en el séptimo programa marco. Este modelo ha sido actualizado tanto para Horizonte 2020 como Horizonte Europa.

El grupo de asesores DESCA, está formado por alrededor de 80 expertos del mundo académico, organizaciones de investigación y tecnología y de la industria de toda Europa, así como de otros países involucrados en los programas marco, como por ejemplo Israel y Estados Unidos.

En la actualidad existe gran consenso por parte de la comunidad científica tanto del ámbito público como privado en el uso de este modelo para pactar los derechos y obligaciones de los participantes.

Análisis de las secciones del Acuerdo de Subvención (Modelo DESCA)

El modelo DESCA contempla diferentes áreas: introducción con descripción legal de las partes, fecha de inicio y duración, objeto del contrato, obligaciones de las partes, responsabilidad mutua, estrategia de gobernanza, provisiones financieras, resultados del proyecto, derecho de acceso, acuerdos de confidencialidad y finalmente las firmas. Además, se contemplan anexos muy importantes como son: el conocimiento que aporta cada participante (background included), el acceso de nuevos participantes y entre ellos de terceras partes.

La primera parte incluye un glosario que permite a cualquier persona sin conocimiento legales comprender las diferentes secciones. A continuación, se describen los nombres de las entidades participantes con sus datos legales y de sus representantes. Es importante que firme en entidades grandes la persona con capacidad para vincular a su institución.

Entre las obligaciones de las partes se incluye la actuación de buena fe, la aceptación de la legislación belga, inclusión de terceras partes, cláusulas en caso de incumplimiento y aspectos de protección de datos.

En el apartado de responsabilidad mutua se recogen aspectos como la limitación de responsabilidad respecto los resultados esperados, cláusulas en caso de negligencia, violación de confidencialidad, perjuicio a terceros y causas de fuerza mayor.

En los aspectos de gobernanza se proponen estructuras de gestión para consorcios medianos y pequeños pero que también pueden ser adaptados para grandes consorcios. Cabe destacar la figura de una asamblea general, el rol del coordinador como intermediario entre la Comisión Europea y los participantes, la preparación y comunicación de las reuniones del consorcio, la toma de decisiones, los votos necesarios, derecho de veto y las actas de las reuniones entre otros aspectos.

La gobernanza en un consorcio europeo a pesar de parecer rutinaria es de vital importancia. Ya que, si en algún momento tenemos que echar a un participante del consorcio, los votos de los participantes, las mayorías necesarias y los tiempos de las notificaciones se convierten en temas decisivos.

En el apartado financiero se recogen la distribución financiera de los fondos, la justificación de costes (falta o exceso), los plazos de los pagos, la generación de ingresos y el impacto financiero en caso de la salida de un participante. Es imprescindible revisar este apartado siempre para evitar sorpresas desagradables de retención de dinero (por ejemplo, para un fondo común) y conocer el calendario de pagos para no ahogar la tesorería del participante.

Respecto al apartado de resultados se centra en definir la propiedad de los resultados. El principio más aceptado es que los resultados son propiedad de la Parte que los genera, pero también se puede pactar la copropiedad de los mismos. En este último caso hay que contemplar la posibilidad de transferencia de los mismos por una de las partes. También en este apartado se dilucida sobre la diseminación de los resultados (obligación derivada del art. 17 del acuerdo de subvención). Es un apartado complejo que necesita de la revisión conjunta del equipo científico y del equipo legal del participante para obtener el máximo beneficio a largo plazo en la participación del proyecto.

Las áreas de derechos de acceso para la explotación y confidencialidad van muy ligada al apartado anterior de resultados, contemplando, diferentes opciones si hay resultados a explotar y por tanto requisitos de confidencialidad exigibles a las partes.

Finalmente, los anexos se adaptan a cada consorcio. Pero uno común a todos ellos y de vital importancia es el de conocimientos que se aportan o no al consorcio. Es un documento que muchas veces no se revisa con la atención necesaria pero que permite limitar el acceso de los participantes al conocimiento que aporta cada institución.

Una vez revisadas las secciones del acuerdo de consorcio, comentar que existe la posibilidad de descargar una versión comentada facilitada por el grupo DESCA muy útil para todos aquellos agentes sin conocimientos legales ( https://www.desca-agreement.eu/desca-model-consortium-agreement/ ).