LUMP SUM
Para empezar, Lump sum significa financiación a tanto alzado, sin necesidad de justificar gasto a gasto con justificantes. La Comisión Europea (CE) pretende con este tipo de esquema reducir los errores financieros, simplificar el proceso de justificación y centrarse en el contenido técnico. Con ello se espera un mayor acceso al programa de nuevos participantes y facilitar la justificación a las entidades más pequeñas.
Además, bajo este esquema, los controles y revisiones se centrarán en la ejecución técnica de la acción y el cumplimiento de otras obligaciones no financieras como, por ejemplo, obligaciones de propiedad intelectual, ética, ciencia abierta y divulgación. No habrá controles ni auditorias financieras expost, eliminando la obligación de mantener facturas, hojas de tiempo y otra documentación.
En un esquema Lump sum se paga contra paquete de trabajo finalizado. Este implicará prestar una mayor atención a las tareas que se incluyen los paquetes de trabajo y su duración. Por ejemplo, si un socio ha finalizado una tarea de un paquete de trabajo, pero faltan aportaciones de otros socios, o si el paquete de trabajo no finaliza hasta el final, este paquete de trabajo no se pagará. Este aspecto novedoso puede afectar a la tesorería del proyecto.
Horizonte 2020
En el anterior programa marco, Horizonte Europa, la CE llevó a cabo una prueba piloto ejecutando proyectos con esquemas lump sum. Del total de 704 paquetes de trabajo analizados, en el 99% de los casos, no hubo incidencias (694 paquetes de trabajo), 9 paquetes de trabajo fueron parcialmente aceptados y 1 fue rechazado según datos de la propia Comisión Europea. Una vez implementada la prueba piloto de manera exitosa, en Horizonte Europa, se espera un incremento de subvenciones con este esquema.
Horizonte Europa
En Horizonte Europa encontramos convocatorias donde se define el esquema lump sum en el propio topic. Tenemos que redactar la propuesta utilizando el mismo modelo común de propuesta, detallando metodología, paquetes de trabajo, relevancia científica. La novedad reside en introducir una estimación de costes en un excel predefinido por la propia CE. En base a ese excel se utilizará el sistema lump sum. Los costes deben ser en línea con los gastos reales de la institución, además de razonables y no excesivos. En caso contrario se evaluará negativamente en la parte de implementación.
Este tipo de propuestas lump sum seguirán siendo evaluadas siguiendo el criterio de excelencia, impacto e implementación. Si los evaluadores perciben un gasto excesivo, en la fase de preparación del acuerdo de subvención se corregirán los gastos. Ha sucedido en un 10% de los casos.
Uno de los escenarios que plantea el abandono del control financiero de costes reales es cómo afrontar una futura auditoría de OLAF. Es una realidad que en la actualidad este tipo de auditorías son en caso de detección de fraude y son residuales, pero ¿se pueden aumentar en caso de un mayor número de propuestas lump sum? ¿qué sucederá si una entidad participante no muestra las pruebas financieras y sólo las técnicas? Sobre este punto tendremos que seguir el posicionamiento de la propia CE.